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Réussir une réunion virtuelle

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Il est bien sur mute ?

Au travail, nous avons souvent des réunions virtuelles, force est de reconnaître que ce n’est pas toujours facile. Un skype avec toute une équipe ? Dans ce cas, il peut être s’avérer utile de contrôler régulièrement si votre micro est encore en muet, en mode « mute ». Je le sais depuis que je me suis moi-même tout à coup entendu pouffer de rire à plein volume après une minute de réunion, pendant une présentation censée être des plus sérieuses. Au secours !

Lire tranquillement vos mails

Des équipes avec des membres parlant différentes langues, cela produit des défis bien propres à ce genre de sport. Après quelques temps, vous découvrirez certaines particularités. Les Français – en tout cas nos Français – s’acharnent par exemple à utiliser leur propre version des prénoms et des noms de produits. Du coup les abréviations s’en trouvent méconnaissables pour les participants à l’orientation plus anglo-saxonne. Mieux vaut aussi se rappeler à temps qu’en France on ne prononce pas le H. Surtout si vous avez soigneusement mis votre micro sur mute cette fois-ci et que quelqu’un vous pose une question.

Eh oui, car la tentation est grande lors d’une conférence téléphonique d’en profiter pour lire en vitesse vos mails ou aller prendre une tasse de café. Mais on s’habitue à tout et si la technique marche et que les participants se préparent suffisamment, il n’y aura guère d’entraves à un déroulement fructueux de la réunion. Comment y contribuer comme professionnel RH ?

5 conseils pour mieux réussir les réunions virtuelles

1.    Créez les bonnes conditions
Renseignez-vous sur les besoins informatiques. Veillez à ce que tous ceux qui doivent régulièrement participer à une réunion virtuelle disposent du matériel et des logiciels appropriés.

2.    Facilitez et formez vos collaborateurs
Proposez des instructions claires pour les modalités en vue de (l’organisation de) conférences téléphoniques au sein de votre organisation et prenez soin d’inclure aussi cet élément dans vos parcours d‘intégration. Soulignez la nécessité de toujours tester la connexion au préalable et de se connecter à temps.
 

3.    Adaptez la conduite des réunions
Il y a des règles de conduite pour réussir une réunion virtuelle. Gardez à l’esprit qu’une conférence téléphonique convient pour une concertation structurée mais beaucoup moins pour un brainstorming ou encore moins une séance d’une demi-journée ou même d’une journée entière. Signalez à vos collaborateurs qu’il importe de préciser au préalable le type de réunion et de l’annoncer. Voici quelques points à prendre en compte:

Vous devez informer un (grand) groupe de personnes ? Alors faites en sortes que tous les participants soient bien sur « mute ». Enregistrez systématiquement la réunion pour ceux qui ne peuvent pas se connecter.
 
Si vous voulez vraiment avoir un échange d’idées avec une équipe, organisez clairement les délibérations. Signalez comment les personnes peuvent poser des questions ou faire des commentaires, tout en évitant que tout le monde ne parle en même temps. Présentez les interlocuteurs. Demandez à tous ceux qui ont une question ou une remarque de se présenter brièvement d‘abord.

Demandez aux participants de supprimer le bruit ambiant et le cas échéant d’éteindre le micro de leur ordinateur portable et par exemple d’utiliser plutôt le téléphone pour appeler.
 
Si c’est nécessaire, résumez succinctement les interventions des divers interlocuteurs avant de passer au point suivant de l’ordre du jour.

4.    Limitez les nuisances pour les collègues
Un collaborateur porte des boules quiès et crie de temps en temps quelque chose au téléphone. Il est toujours gênant pendant une conférence qu’un collaborateur fasse irruption pour se lancer dans une tirade enthousiaste. Vérifiez où les réunions téléphoniques ou par Skype peuvent susciter des résistances chez les autres collègues et prévoyez des pièces adaptées si nécessaire.

5.    Appuyez les chefs d’équipes internationales pour maintenir le niveau d‘engagement
La productivité de vos collaborateurs dépend dans une large mesure de la qualité du management. Veillez donc à ce que les cadres de votre organisation aient des opportunités en vue de stimuler la motivation et le niveau d’engagement de leurs collaborateurs internationaux et les mettent à profit. Par exemple lors d’une excursion « physique » de teambuilding chaque année. Mettre un visage sur chaque interlocuteur reste un bon début pour que toute réunion, physique ou virtuelle, se déroule dans les meilleures conditions !

Auteur

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Chef de projet éditorial chez ADP

Nel van Holst est Rédactrice chez ADP depuis plusieurs années et travaille comme chef de projet...

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Nel Van Holst

Chef de projet éditorial chez ADP Nel van Holst est Rédactrice chez ADP depuis plusieurs années et...

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