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Gérer une équipe à distance ?

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Projet Digital: Comment gérer efficacement une équipe à distance

Pourquoi de nombreux employeurs refusent-ils le télétravail ? Essentiellement parce qu’ils s’imaginent que gérer une équipe à distance n’est pas une mince affaire. Malgré cela, de plus en plus d’entreprises font le choix de l’organisation virtuelle pour diverses raisons : entre autres pour ne pas avoir à payer des frais de loyer onéreux et d’autres charges annexes, mais également pour augmenter leurs chances de collaborer avec les meilleurs candidats en les recrutant là où ils se trouvent.

La question qui se pose alors est la suivante : est-il vraiment si compliqué de gérer efficacement une équipe à distance ? Pas du tout. Tout ce qu’il faut faire, c’est s’entourer des bonnes personnes, de s’armer des bons outils et d’adopter les bonnes astuces. Découvrez tout de suite les secrets d’une gestion efficace étape par étape.

Recruter les bons candidats

Tout le monde rêve de travailler depuis son domicile, mais peu sont capables de le faire avec professionnalisme. Pour gérer efficacement votre équipe à distance, vous devez donc commencer par vous entourer de collaborateurs en qui vous pouvez faire confiance.

Autrement dit des personnes capables d’accomplir les tâches qui leur sont confiées sans être étroitement surveillées. Des personnes sachant travailler de manière autonome. Deuxième critère : il est essentiel que ces personnes vous tiennent régulièrement au courant de ce qu’elles font (nous y reviendrons ultérieurement). Enfin, dernier critère : elles doivent interagir avec le reste de votre équipe. C’est vital pour avoir une équipe soudée.

Vous vous demandez comment savoir si le candidat en face de vous est LA bonne personne. Malheureusement, il n’existe pas de « détecteur » pour distinguer les bons des mauvais candidats. En revanche, vous pouvez faire passer une période d’essai au candidat qui répond aux critères que vous recherchez.

Faciliter leur intégration au sein de votre entreprise

Après le recrutement vient la phase de l’intégration. Vous devez vous assurer que le nouveau membre de votre équipe maîtrise bien les technologies qui sont mises à sa disposition, qu’il s’adapte à votre style de communication et qu’il comprend bien votre culture d’entreprise. Pour ce faire, il est conseillé de rédiger un guide à l’intention des nouveaux venus. Vous pouvez par exemple le mettre sous format PDF ou créer un wiki d’entreprise. Et si vous n’êtes pas doué pour la rédaction, vous pouvez tout à fait créer une ou plusieurs vidéos.

Définir clairement les attentes

Étant donné que le travail à distance est moins structuré que le travail « en local », il est primordial de définir les attentes de la manière la plus précise possible. La première discussion approfondie aurait idéalement lieu lors de l’embauche du salarié. Par la suite, ce serait bien de prévoir un entretien une fois par mois, voire une fois par semaine (à vous de voir en fonction des besoins).

En effet, tous les autres membres de votre équipe doivent connaître leurs objectifs à court et moyen terme. Ils doivent notamment savoir :

  • ce qu’ils ont à faire au cours de la semaine et sur quels projets ils travaillent
  • combien d’heures ils doivent travailler et éventuellement quel volume de travail ils doivent effectuer
  • à quel moment et de quelle manière ils peuvent vous joindre
  • quel est le niveau de disponibilité que vous attendez d’eux.

Expliquer le « pourquoi »

En tant que manager, vous avez une vision globale de l’avancement de votre projet digital, mais vos collaborateurs, eux, ignorent tout. Pour réduire leur sentiment d’isolement et les motiver dans leurs missions, vous devez leur expliquer de quelle manière ils apportent leur brique à l’édifice et leur faire savoir pourquoi ils réalisent telle ou telle tâche.

Si par exemple vous demandez à l’un de vos collaborateurs de réécrire la page « Tarifs » de votre entreprise, pensez à lui faire savoir que ses talents de rédacteur permettront de rehausser le taux de conversion qui en est en chute depuis quelques mois.

Pourquoi est-ce important ? Parce qu’en faisant le lien entre le travail qu’ils effectuent à distance et les objectifs de l’entreprise, vos collaborateurs seront davantage enclins à s’impliquer et à s’investir dans votre projet digital.

Suivre de près le progrès de vos collaborateurs

Pour gérer efficacement votre équipe à distance, il va de soi que vous devez assurer le suivi de leurs activités, aussi bien à titre individuel qu’en tant qu’équipe. Pour cela, vous pouvez :

  • Créer un onglet dédié dans votre plateforme de conversation collaborative : vos collaborateurs y inscriront les tâches qu’ils ont accomplies.
  • Demander à vos collaborateurs de vous envoyer une capture d’écran de ce qu’ils ont accompli. Dans certains cas, cela s’avère plus simple que de faire un compte rendu.
  • Demander à vos collaborateurs de vous envoyer un rapport quotidien. Mieux encore, vous pouvez automatiser ce processus en employant un outil comme IDoneThis ou Freedcamp.

Quelle que soit la formule que vous utilisez, il est primordial que vos collaborateurs prennent la responsabilité de mesurer leur progrès. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’ils ont été embauchés : pour travailler en liberté et de manière autonome. Cela vous permettra en outre de vous concentrer sur d’autres choses plus importantes. Bien entendu, cela ne vous empêche pas de faire des commentaires et de donner des conseils.

Garder le contact en utilisant les bons outils de communication

La gestion efficace d’une équipe à distance passe par une excellente communication. Pour ce faire, sachez que vous disposez de nombreux outils :

  • Les emails, courts et neutres, servent à transmettre des informations générales et objectives uniquement. Explication : l’absence de contexte (le ton de la voix, le langage corporel, l’expression faciale) pourrait entraîner des risques de mauvaise interprétation.
  • Les plateformes de conversation collaborative telles que Slack, Basecamp ou HipChat sont les meilleures alliées de votre équipe à distance. Servant de bureau virtuel, vous l’emploierez quotidiennement pour socialiser (se dire bonjour, échanger des idées, faire des commentaires…), développer le sens de la communauté, effectuer des rappels et faire passer des annonces.
  • Les logiciels d’appels vidéo tels que Skype s’avèrent très pratiques pour les longues discussions ou les conversations potentiellement difficiles. En effet, personne n’a envie d’échanger des messages pendant plus de 30 minutes. Notre conseil : privilégiez ce moyen de communication lorsque vous devez aborder des sujets délicats (par exemple des feedbacks négatifs sur le travail ou des mauvaises nouvelles). La communication sera moins rude et plus humaine.

À défaut, vous pouvez recourir au téléphone : vous ne pourrez pas voir votre interlocuteur, mais au moins, vous entendrez sa voix. Et pour ceux qui ne sont pas très doués en communication verbale, sachez qu’il existe des outils très utiles pour analyser la tonalité de votre voix : l’outil Tone Analyzer d’IBM Watson par exemple vous indique si vous parlez trop rudement et vous aide à reformuler vos expressions au besoin.

Et si vous créiez un blog interne ?

Plus formel que les salons de discussion (ou chat room), mais moins rigide que le journal interne ou le site intranet, le blog interne est un excellent moyen de rassembler vos collaborateurs autour de valeurs et de projets communs tout en les informant sur les dernières actualités de l’entreprise.

Pour créer votre blog d’entreprise interne, nous vous recommandons d’utiliser la plateforme WordPress, il n’y a pas de meilleur outil !

Encourager les échanges au sein de votre équipe

Il est important que vos collaborateurs communiquent régulièrement pour apprendre à se connaître entre eux et créer des liens. D’ailleurs, nous tenons à vous faire savoir que, contrairement à ce que l’on pourrait penser, les échanges informels (y compris les discussions qui n’ont rien à voir avec le travail) entre vos collaborateurs sur les plateformes de conversation collaborative ne constituent pas une perte de temps et sont même bénéfiques pour votre entreprise virtuelle.

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’ils permettent à vos salariés de tisser des liens entre eux. Des liens qu’ils tisseraient devant la machine à café, dans la kitchenette de l’entreprise ou encore pendant les pauses déjeuner s’ils travaillaient dans des bureaux.

En d’autres termes, ces échanges informels représentent un moyen efficace pour créer une cohésion au sein de votre équipe à distance, ainsi qu’un sentiment d’appartenance à votre entreprise virtuelle. De quoi favoriser leur implication dans votre projet digital et accroître leur productivité.

Planifier des rencontres régulières, des sessions de travail en groupe… et des activités de Team Building

Les salons de discussion sont bien pratiques, mais rien ne remplace les interactions humaines. Il est indispensable que vous puissiez régulièrement rencontrer vos collaborateurs et que ces derniers puissent également se rencontrer pour développer des liens privilégiés. Sans cela, il ne vous sera pas possible de créer une cohésion au sein de votre équipe.

Ainsi, il est nécessaire de planifier des rencontres — pourquoi pas hebdomadaires – pour :

  • Discuter des objectifs à atteindre pour la semaine à venir : assurez-vous d’apporter de la valeur à chaque rencontre. Il ne s’agit pas de se réunir pour la forme. Par ailleurs, si vous avez une grande équipe, le mieux est de la subdiviser en plusieurs petits groupes.
  • Réaliser des sessions de feedback individuelles et étudier les résultats de vos collaborateurs : c’est l’occasion de discuter des éventuelles difficultés qu’ils rencontrent et d’y trouver des solutions.

Vous pouvez également réunir vos collaborateurs dans un espace de coworking design et ultra moderne pendant quelques jours. Ce serait l’occasion de faire d’une pierre deux coups : d’un, les membres de votre équipe pourraient faire plus ample connaissance dans une atmosphère conviviale et de deux, ils pourraient partager leurs connaissances.

Enfin, il est conseillé de mettre en place des activités de Team Building plusieurs fois par an : deux ou trois fois par an constitue une bonne fréquence. Vous jugez ces rencontres trop dispendieuses ? Dites-vous que c’est pour la bonne cause et surtout, que c’est toujours moins cher que de louer un bureau.

Instaurer une relation de transparence

Nous l’avons dit et nous ne cesserons de le dire : pour gérer efficacement une équipe à distance, il est vital que cette dernière puisse travailler de manière autonome, c’est-à-dire qu’elle doit être en mesure de prendre rapidement les bonnes décisions.

Cela signifie que tous les membres de votre équipe doivent avoir accès aux mêmes informations. Vos collaborateurs ont des questions à vous poser ? Invitez-les à s’exprimer sur le salon de discussion. De cette manière, tout le monde pourra en profiter.

Qui plus est, vous améliorerez la capacité de votre équipe à penser et à agir comme une entité unie et ça, c’est très important lorsque l’on dirige une entreprise virtuelle. Pour aller encore plus loin, vous pouvez créer des documents sur Google Docs ou Dropbox afin de partager toutes les informations importantes avec l’ensemble de vos collaborateurs.

Pensez également à organiser des réunions de temps à autre pour discuter du statut de l’entreprise, des décisions en attente, de tout changement récent, etc. il n’y a rien de tel pour établir une relation de confiance avec vos collaborateurs.

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Fondateur de Sortlist

Après l'obtention d'un diplôme en ingénierie de gestion à la Solvay de Bruxelles, Nicolas Finet s'est spécialisé...

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Nicolas Finet

Fondateur de Sortlist Après l'obtention d'un diplôme en ingénierie de gestion à la Solvay de...

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