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« Je hais les réunions ! »

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Je hais les réunions. Elles me semblent le plus souvent inefficaces, inutiles et pas très sympathiques. Je les ressens comme un obstacle à l’avancement de mon travail. Un seul réconfort après ce funeste constat : beaucoup sans le dire partagent le même sentiment, il n’est qu’à regarder vos voisins de table en réunion qui passent leur temps à lire leurs mails, envoyer des textos et autres twits, quand ce n’est pas traiter leurs affaires personnelles avec le collègue d’à côté. Le multi-tasking n’a fait que s’ajouter aux tares traditionnelles des réunions, inlassablement répétées depuis une cinquantaine d’années : réunions mal ou pas préparées, sans objectifs clairs, à la durée non maîtrisée avec de fausses décisions rarement suivies d’effets. On y arrive en retard, on en repart en fonction du retard acceptable à la prochaine réunion. Il n’y a guère que l’heure de sortie de l’école des enfants ou de l’avion suivant qui vous garantit une heure de fin.

Comment continuer de supporter ces réunions où chacun, sans avoir travaillé les questions discutées, se sent obligé de dire quelque chose d’intéressant,  à peine ressenti sur le moment, afin d’affirmer sa présence, de ne pas paraître idiot, de ne pas laisser croire que l’on n’a pas d’opinion. Et la fausse originalité de la proposition vient remiser aux oubliettes la longue préparation de celui qui travaille sur le sujet depuis des mois sans avoir reçu l’aide ou le conseil de quiconque malgré ses demandes renouvelées.
Je hais ces réunions trop nombreuses, pas toujours justifiées, qui empêchent tout simplement de réfléchir et de travailler. Trop c’est trop. Je hais tout autant ces réunions power.point où la salle en semi pénombre assiste au ballet cocasse d’un présentateur ébloui par ses slides qui oublie son audience en voie d’endormissement, quand elle ne vérifie pas de manière compulsive si la version papier correspond bien à la projection, refait les additions des tableaux, traque la faute d’orthographe et en revient insensiblement à son smartphone

Je hais ces réunions où sous couvert de communication, de participation et d’échange on livre avec les armes rationnelles des sujets présentés, les guerres émotionnelles que l’on n’avoue jamais : la réunion est la dernière arène possible quand on a réduit la communication normale à des échanges de mails ou de textos rapides et peu réfléchis, qui n’ont d’utilité que pour ceux qui les envoient. La réunion ne sert plus à travailler sur des questions mais à imposer des rapports de face-à-face que l’on fuit le reste du temps.

Je hais ces réunions sans écoute. C’est pourtant leur objectif pour écouter, encore faut-il avoir appris. Ecouter, c’est évidemment laisser l’autre parler, exposer son point de vue. Il est impressionnant de voir le nombre d’adultes qui ne peuvent se retenir de dire ce qu’ils veulent quand ils le veulent sans le moindre respect, la moindre attention, à ce que les autres sont pourtant en train de dire. On le comprend - et encore - dans une classe de maternelle mais pourquoi est-ce si difficile pour des adultes dits professionnels. Ecouter ce n’est pas simplement laisser l’autre parler, c’est ne pas penser ou faire autre chose en imaginant que l’on a déjà compris ce que le directeur financier va dire avant même qu’il ait ouvert la bouche. Ecouter c’est essayer de rentrer dans la logique de l’autre. Ecouter c’est aussi parler, non pas dire ce que l’on a envie, non pas distribuer sa bonne parole mais chercher, par une parole, à faire avancer la résolution d’un problème ou d’une question en intégrant les apports de chacun. Ecouter s’apprend, ce n’est pas un bon sentiment, ni une simple bonne résolution de début d’année. On peut se demander d’ailleurs aujourd’hui s’il existe encore des lieux où apprendre cette discipline. 

Je hais ces réunions qui ressemblent à des cours d’école quand le temps passé ensemble est avant tout un moyen de décompresser, de chahuter, de récupérer un peu d’énergie afin de faire le vrai travail sérieux ailleurs. Les cours d’école sont toujours le lieu de la prise de pouvoir par les gros costauds. Dans l’univers feutré des salles de réunion climatisées, ceux-ci ne brillent pas par leurs biceps mais par leur rouerie, leur rhétorique, leur sens de la dialectique, leur capacité d’intimidation, voire leur intelligence qui ne sont que des moyens de prendre le pouvoir, d’imposer leur domination et d’abattre en vol quelques obstacles à leurs stratégies personnelles. Et les réunions sont une trop belle occasion prendre le pouvoir sous couvert hypocrite de participation, de communication, concertation, partage, c’est-à-dire les faux-semblants « papouillesques » qui clouent le bec à toute velléité d’opposition, dans une forme de dictature molle totalement irrespectueuse des autres – c’est malheureusement la réalité du monde – mais aussi de l’objectif collectif.

Evidemment, la charge est sévère et forcément injuste. On connaît tous les intérêts théoriques des réunions. Se réunir c’est avoir plus d’idées, partager des visions communes, renforcer l’appropriation et donc l’efficacité des décisions prises. Tout cela est beau comme l’antique. Dans des organisations complexes, avec tellement d’acteurs autour d’activités communes, il est de plus en plus indispensable de créer des lieux de rencontre et de clarification des objectifs et dispositifs d’action partagés. Comme dans toute rencontre de face à face, la réunion permet de traiter des questions plus rapidement que par les moyens de communication classiques même s’ils renforcent actuellement, par les réseaux sociaux ou messageries instantanées internes, la rencontre virtuelle.

Mais on ne peut oublier non plus les raisons moins avouables ou les travers de cette réunionite. Le premier problème de la réunionite, c’est l’abus de la méthode. Quand on a un marteau, tout problème devient un clou et à force de généraliser ce mode de travail on en diminue l’efficacité. C’est ce que vivent les managers de nombreuses entreprises quand, sous prétexte de consultation et de participation, ils voient leurs agendas se remplir de réunions où seule leur présence symbolique est recherchée : il y en a tellement qu’il leur est devenu impossible de les préparer et d’en suivre les effets.

Le deuxième problème, c’est d’utiliser la réunion et leur multiplication comme moyen d’éviter tout futur conflit en piégeant les participants. Ils ne pourront qu’accepter dans le futur puisqu’ils étaient à la réunion et avaient tous les moyens de faire valoir leurs avis et propositions quand leur a été présenté le nouveau projet : comme si les découvreurs d’un projet nouveau pouvaient réellement contribuer auprès de ceux qui y travaillent depuis des mois…
Le troisième problème est aussi de constituer dans un emploi du temps les respirations nécessaires pour avoir un peu de bon temps protégé et, finalement, d’arrêter de travailler. A force de passer du temps en réunions, les managers passent moins de temps avec

leurs collaborateurs, ce qui les arrange peut-être d’ailleurs ; les personnels soignants volent du temps aux malades en étant en réunion, les commerciaux abandonnent leurs clients et les travailleurs sociaux laissent attendre ceux qui ont besoin de leur aide. Les réunions ne seraient-elles que des moyens de s’éviter de travailler, de faire, de réfléchir ou de construire. Caricature exagérée sans doute mais est-elle vraiment éloignée de toute réalité ? Certains pourraient trouver ces respirations nécessaires du fait de la pression croissante dans le travail, son stress et sa souffrance. Pourquoi pas, mais à condition que ces réunions ne se transforment pas en ces arènes dont les lutteurs ressortent blessés par les terroristes de la rhétorique, par toutes ces blessures qui s’accumulent quand on est personnellement exposé au regard et à la parole des autres dans un contexte où l’ouverture participative de principe force à accepter.

Après avoir poussé ce cri, il s’agit évidemment de proposer quelques pistes. Supprimer les réunions serait illusoire, tabler sur le strict respect des conseils donnés depuis des décennies sur la préparation, la conduite et le suivi des réunions, relèverait de la naïveté ou des vœux pieux.

Toutes les réunions devraient se dérouler debout, les présentations power.point seraient bientôt moins longues et leurs présentateurs passeraient moins de temps à leurs activités d’arts appliqués. On disait que la réunion de rédaction au journal Le Monde se déroulait comme cela chaque matin. Récemment, le président d’une grande entreprise du CAC40 m’a fait visiter la salle de réunion de son comité de direction : c’est une petite salle sans table ni chaises. Il n’y a que des tableaux au mur avec les objectifs et l’état de leur réalisation. Les réunions se passent debout à examiner l’état d’avancement des projets, les objectifs pour la prochaine réunion et quelques mots sur les causes et actions décidées. Le partage s’effectue dans un temps réduit mais concentré sur les quelques objectifs concrets qui permettent de suivre effectivement le business : les réunions n’en sont que plus efficaces. Personne ne peut se protéger derrière sa rhétorique et ses rapports d’audit épais.

On devrait y interdire les smartphones et ordinateurs, sous peine d’amende : on peut même instituer le jeu du baquet qui consiste à mettre un baquet d’eau au milieu de la salle dans lequel on jette le smartphone qui aurait encore osé s’inviter à la réunion.

On devrait ensuite ne jamais tolérer l’impolitesse qui consiste à interrompre et à ne pas écouter : on y parvient en général dans les salles de spectacle, ce devrait être possible dans une salle de réunion.

Enfin, on devrait multiplier les déjeuners conviviaux : cela permettrait d’assurer les respirations nécessaires à une journée de travail tout en facilitant les discussions amicales autour d’un repas. Beaucoup de problèmes s’y résoudraient tout seuls, en gagnant par-dessus le marché une qualité du vivre ensemble : joindre l’utile à l’agréable ne correspond pas à une récente théorie managériale mais simplement à un art de vivre. C’est peut-être à ce niveau que l’on a besoin d’investir.

Auteur

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Professeur à Essec Business School et Délégué Général de la Fnege

 

Co-...

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Maurice Thévenet

Professeur à Essec Business School et Délégué Général de la Fnege   Co-fondateur d'Holodis, ses...

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