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Vous avez dit "dématérialisation" ?

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S’il est une notion qui prend peu à peu de la matière et de l’importance, c’est bien celle de «dématérialisation». Ce paradoxe un peu provocateur vise à faire prendre conscience de l’usage d’un mot qui ne correspond pas vraiment à son sens originel : «action de rendre immatériel, fait de devenir immatériel»1. Il ne s’agit évidemment pas de développer un quelconque spiritisme dans nos entreprise !

En effet, ce qu’on appelle «dématérialisation», dans le contexte du fonctionnement d’une entreprise, se rapporte en fait à une problématique de gestion documentaire : il s’agit de substituer des fichiers électroniques aux documents papiers qui servaient jusque là de support au flux d’information. C’est le «bureau sans papier». L’ambition est d’automatiser la circulation et la validation électronique de tout ou partie des documents nécessaires à l’activité de l’entreprise (worflow), ad intra comme ad extra.

On voit donc que la «dématérialisation» dont il est question ne concerne que la suppression – ou la diminution – du papier. Il ne s’agit en fait que d’un changement de support matériel… d’où l’ambiguité du terme.

Avec cette opportunité technologique pharamineuse – songeons qu’elle abolit des millénaires de culture et d’usage du support «matériel» –, apparaissent des notions nouvelles : la «téléprocédure», permettant l’usage de l’Internet pour traiter des documents administratifs ; notre déclaration d’impôt par exemple, mais aussi pour les entreprises les déclarations de TVA ou d’URSSAF. La GED (Gestion Electronique de Document, ou en anglais EDM : Electronic Document Management) qui vise le cycle de vie complet d’un document : création, sécurisation, conservation, modification, archivage, restitution, relations aux documents connexes… et jusqu’à sa destruction éventuelle.

Si nous nous penchons sur l’histoire, nous pouvons prendre une analogie avec l’évolution de la monnaie. L’histoire de la monnaie est celle d’une dématérialisation progressive. Du métal précieux au papier convertible, du papier convertible au papier-monnaie, du papier monnaie à l’usage des « titres », puis des chèques… jusqu’au cartes de paiement et aux ordres de virement numériques !

Tout ceci, on s’en doute, ne s’est pas passé sans que les relations entre le juridique et le type de support utilisé ne se développe abondamment. Aujourd’hui, le support numérique et l’outil informatique ont des interactions étroites avec le droit. Un droit en plein développement sur cette question de la dématérialisation, puisqu’il faut à minima, pour garantir la validité d’un document numérique, être capable de tracer son auteur et garantir les conditions de l’intégrité du dit document.

Néanmoins, les enjeux et les avantages sont tels que l’on peut s’attendre à une généralisation de ces processus. RH info a donc décidé d’ouvrir une large chronique à ce phénomène, sous forme d’une série d’article qui nous permettra de conduire une réflexion suivie sur les tenants et les aboutissants de la «dématérialisation». En effet, sous un dehors technologique apparemment clair – même s’il est complexe – la réalité pose de nombreuses questions, à différents niveaux.

Nous pouvons commencer à nous interroger, même si les questions suivantes ne prétendent nullement à une exhaustivité. Il s’agit plutôt d’une première série d’interrogations de bon sens :

- Pourquoi dématérialiser ? Quels sont les gains effectifs – et les pertes éventuelles – au regard des différents acteurs : le particulier, le salarié, le collaborateur, le manager, le DRH, l’entreprise, la société civile ?

- Quel est le périmètre d’action envisagé ou envisageable ? Jusqu’où dématérialiser ? Le « tout numérique » réel est-il un fantasme ?

- Quelles sont les problématiques méthodologiques et juridiques concernées ? Cela touche les questions de sécurité et de confidentialité des données, mais aussi des différences de législation : par exemple comment concilier une base de données internationale avec le respect des différentes contraintes législatives nationales ? (la question des données nominatives en est une bonne illustration : interdites en France, obligatoires aux Etats-Unis !)

- Comment tenir compte des problématiques humaines ? Pense-t-on passer sans conséquence, en quelques dizaine d’années, de plusieurs millénaires de culture papier (ou support physique) à une culture purement numérique ? Les rapports au savoir, au pouvoir, à la propriété documentaire – jusqu’alors liés à la proximité du support physique – en sont-ils transformés et comment ? Peut-on sérieusement s’attendre à ce qu’il n’y ait aucune résistance psychologique ou sociologique ?

- Sur le plan technique, les questions sont aussi nombreuses : de la « reconnaissance » à la garantie d’intégrité des documents ; des types d’outils à la dépendance à un fournisseur…

- Sur le plan organisationnel : peut-on penser une dématérialisation du suivi managérial ? Quid d’une gestion des processus métiers ? Comment accompagner ce changement là ? La dématérialisation entraîne-t-elle une réorganisation, au moins partielle, du travail, selon les secteurs d’activité ?

- Quelles sont les implications directes ou indirectes sur le business ? Sur les partenariats, sur les échanges commerciaux ?

- …

On le voit à travers ces quelques questions : la problématique de la dématérialisation est plus large que l’on ne l’imagine au premier abord. Nous tenterons donc d’explorer, au fil de nos articles, tous les aspects du changement encouru.

1 - Dictionnaire Grand Robert de la langue française

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