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A quoi sert le bulletin de paie ?

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« Un moment d’échange et de sanction du travail accompli ». C’est en ces termes qu’un DRH, d’un grand groupe évènementiel qualifiait, lors d’une réunion de travail, la remise du bulletin de paie. Etaient également présentes les DRH des filiales de ce groupe. Au sein des filiales, la dématérialisation du bulletin de paie avait été déjà engagée contrairement à la holding. Précision supplémentaire, le DRH de la holding était à 6 mois de la retraite. Les DRH des filiales étaient bien plus jeunes.

Mais à quoi sert le bulletin de paie ? L’approche générationnelle relative à son mode de délivrance explique-t-elle à elle seule les différentes lectures de ce document obligatoire ?

1 – Une photographie

La loi fait obligation à l’employeur de remettre au salarié, lors du paiement du salaire, une pièce justificative dite bulletin de paie. Portant, entre autres, les éléments constitutifs de la rémunération brute versée au salarié, elle est alors, avant tout, pour ce dernier un support de vérification des sommes qui lui sont dues en contrepartie du travail fourni. A ce titre, le bulletin de paie recouvre également une force probante en cas de contestation des sommes versées. Il peut être produit devant les juges pour faire démonstration de la réalité du contrat de travail, de sa nature, des montants versées, et des droits inscrits (congés payés par exemple). Embauche, départ du salarié, congés payés, maladie, activité supplémentaire,…, traitant de la quasi-totalité des situations de la vie du salarié au sein de l’entreprise, il est la photographie de la relation contractuelle pour la période considérée.

2 – Une réalité sociale

La clarification du bulletin de paie a pour objet premier une meilleure compréhension, par le salarié, du mode de financement du système de solidarité. Pour y parvenir, une architecture réglementée s’impose à tous les employeurs. Ordonnancés par risques couverts, les prélèvements sociaux salariaux et patronaux finançant la santé, la retraite, l’assurance chômage, ainsi que les prestations familiales et la couverture des risques d’accidents du travail et maladie professionnelle sont présentés de telle sorte que le salarié ait connaissance de leur finalité.

Le bulletin de paie est à ce titre un justificatif de la réalité de l’activité du salarié comprenant alors les informations nécessaires à la liquidation des droits sociaux dont il peut se prévaloir.

Il est de ce fait l’outil de communication entre le salarié et l’Administration compétente même si cette dernière dispose préalablement de ces informations depuis la mise en place de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Le salarié dispose alors des moyens de vérification de l’exactitude des informations de l’Administration.

En masse (environ 300 millions établis chaque année), les bulletins de paie pris tous ensemble reflètent la plus grande partie de l’activité économique et sociale du pays. Les données qui les composent sont une source considérable d’informations sur la situation des salariés et les engagements des entreprises.

Les niveaux des rémunérations et leurs compositions par taille d’entreprise, par secteur d’activité, par zone géographique,…, le niveau d’importance des conventions collectives, le montant des indemnités de rupture, etc…, sont des témoins des politiques salariales et RH des entreprises. Le traitement de ces données offre aux entreprises une base factuelle contribuant à la définition des politiques RH et aux corrections éventuelles pour les replacer dans l’axe initialement défini. Il offre également aux Administrations intéressées, et ce notamment via la DSN, des éléments de valeur à la mise en place de nouvelles politiques sociales.

3 – Un outil de communication

Frais de transport, réduction générale de cotisations sur les bas salaires, réduction du taux de cotisation des allocations familiales,…, ces mentions obligatoires ont pour objet d’informer les salariés des mesures prises en matière d’aide au déplacement, d’emploi et de lutte contre le chômage.  

Par ce biais, les pouvoirs publics ont fait du bulletin de paie un support de communication d’une partie leurs politiques sociales et économiques. Ils confèrent de la sorte un rôle supplémentaire à ce document qui n’est dès lors plus uniquement une pièce justificative du salaire dû.

Les dispositifs de cette nature devant être affichées sur le bulletin de paie sont limitativement règlementés. Pour autant, si la volonté des autorités publiques devait être confirmée par l’ajout de nouvelles mesures, elle viendrait alors en contradiction avec un bulletin de paie clarifié dont la nouvelle architecture introduit un regroupement sur une seule ligne d’autres contributions dues par l’employeur. Sous ce nouveau libellé, sont regroupés des prélèvements patronaux conditionnés par un niveau d’effectif dont les effets peuvent être lissés (formation professionnelle continue, Fnal, versement transport,…). La tentation serait alors grande de rendre visibles ces contributions pour instruire le salarié de la participation patronale de l’ensemble de ces efforts collectifs.

4 – Et demain… ?

Comment alors concilier toutes ces approches du bulletin de paie ? Quelle doit en être la finalité ? Si l’on souhaite conserver ces multiples fonctions du bulletin de paie, une réforme sérieuse d’ampleur doit être menée. Elle doit concilier simplification pour l’entreprise, pertinences des informations pour le salarié, justificatifs pour les Administrations, et informations des modes de financement des politiques publiques.

Recentrer le bulletin de paie sur le salarié, c’est cibler les informations auxquelles il porte un intérêt immédiat. Elles sont au nombre de deux : les éléments du brut et le net à payer. Que faire alors des prélèvements sociaux ? Une seule ligne dédiée à ces informations suffirait. Un récapitulatif annuel rappellerait les montants cumulés de chacune des contributions par risque couvert. Le récapitulatif annuel détaillé comprendrait alors les éléments utiles à la compréhension du financement de la protection sociale par période à déterminer ainsi que les montants relatifs à la prise en charge des frais de transport. Il indiquerait les montants de réduction de charges dont l’employeur a pu bénéficier.

Reste que le bulletin de paie mensuel porterait pour autant les montants retenus de manière exceptionnelle et individualisée telle que les sommes ayant fait l’objet de saisie-arrêt.

Des informations plus détaillées pourraient être délivrées au salarié à sa seule demande et sous formation dématérialisée.

Seul le récapitulatif annuel serait à conserver tout au long de la vie et remplacerait l’archivage de 500 bulletins de paie correspondant à 172 trimestres de cotisations. Sa date de délivrance constituerait également le point de départ de la période de prescription salariale.

La digitalisation doit constituer la base de réflexion de cette réforme globale du bulletin de paie.


Pour en savoir plus sur le Bulletin de Paie

Auteur

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Directeur Veille législative chez ADP

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Abdelkader Berramdane

Directeur Veille législative chez ADP

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