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La fièvre du RGPD

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Cela fait des mois que nous mettons tout en œuvre, dans nos bureaux, pour passer sereinement « l'épreuve du RGPD ». Ce travail est achevé depuis le 25 mai dernier : nous savons qu'à partir de maintenant, au sein de notre service, nous n'allons plus conserver des données qui ne devraient pas l’être. Notre chef de projet RGPD était beaucoup plus inquiet pour d’autres départements – tels le service client et le développement de produits – où une organisation plus pointue était nécessaire. Mais nous y sommes parvenus, même s’il y a toujours des efforts à faire pour demeurer en parfaite conformité.

Signal d'alarme 

Jusqu'à l'automne 2017, le RGPD n'allait pas pour moi au-delà de la rédaction de contenu ou du partage d'un article informatif au sein du service de communication. C'est toujours bien de dire aux autres ce qu'il faut faire et pourquoi, n’est-ce pas ? Puis vint l’obligation de formation pour tous ; chaque salarié de l’entreprise devait passer un “examen”, et cela devait évidemment être facile pour moi … Eh bien, je me suis déçue ;-) En même temps, le résultat s'est avéré être un bon signal d'alarme : j’ai pris conscience que dans mon département aussi nous traitons constamment des données personnelles, parce que nous sommes en échanges permanents avec toutes sortes d'acteurs différents.

Par mesure de sécurité...

Cela signifiait donc que nous devions faire le point sur tous les processus impliquant des données personnelles, les adapter et communiquer à leur sujet. Le grand processus de détection et de nettoyage des données sensibles pouvait commencer ! C'est un travail difficile, sans être pour autant impossible, surtout quand on fait partie d'une grande organisation où des accords et des standards sont en place et où des outils pratiques sont disponibles et faciles d’accès. Par exemple, sur demande, notre département informatique peut exécuter un script qui empêche que les données personnelles ne soient stockées trop longtemps après leur utilisation. Cela donne un sentiment agréable et rassurant.

En même temps, on savait qu'il fallait revenir sérieusement sur la manière dont les données personnelles avaient été traitées dans le passé. On les conservait volontiers « par mesure de sécurité » et « parce qu’on pourrait peut-être en avoir à nouveau besoin »… Sans compter que des documents identiques pouvaient être stockées dans plusieurs dossiers lorsque différents collègues étaient impliqués dans le même projet. Il y avait donc de nombreuses raisons d’agir, et beaucoup de choses à trier et ranger avec le plus grand soin.

Données personnelles cachées

Les listes de visiteurs avec noms et adresses – nécessaires lors d’événements organisés par l’entreprise – ont bien sûr été rapidement tracés et supprimés. Mais il faut bien prendre conscience que certaines données personnelles sont également « cachées » : par exemple dans les évaluations, les cartes de naissance pour l'intranet, les rapports d'entretien, les pièces jointes Outlook, etc. D'ailleurs, qu'en est-il des archives d'images avec des photos d’employés, actuels ou anciens ?

C'est ainsi que nous parcourons — parfois avec émotion – nos archives numériques et que nous jetons beaucoup… vraiment beaucoup ! Cela devrait faire une différence dans la chambre forte et peut-être même dans la consommation d'électricité ;-)

La fièvre du printemps

La rage du nettoyage s'étend ainsi à toute la pièce, aux armoires et aux tiroirs de bureau. Vous vous souvenez de ce qu'il y a sur ces CDs ? Savez-vous qui a encore un lecteur de CD sur son ordinateur ? Savez-vous s'il y a des bennes à ordures supplémentaires ? Nous n'avons jamais été aussi ordonnés. Un résultat inattendu de la fièvre printanière et du RGPD !

Auteur

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Chef de projet éditorial chez ADP

Nel van Holst est Rédactrice chez ADP depuis plusieurs années et travaille comme chef de projet...

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Nel Van Holst

Chef de projet éditorial chez ADP Nel van Holst est Rédactrice chez ADP depuis plusieurs années et...

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