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Dématérialisation : champs d'application

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Nous avons vu que la dématérialisation soulevait un ensemble de questions qui n’étaient pas nécessairement intuitives. Comme à chaque fois que l’on touche à une pratique qui relève de la culture et de la gestion du savoir, de quelque niveau qu’il soit, les conséquences – une fois passé l’apport évident des technologies numériques – ne se limitent pas à une simple adaptation physique et/ou informatique. Le rapport au savoir, à l’organisation, au travail, aux autres… s’en trouve modifié.

Il ne s’agit pas pour nous de juger du bien fondé ou non d’une telle modification, mais d’en mieux mesurer les tenants et aboutissants, afin de mieux comprendre ce que l’on fait. Mettre en place une pratique sans la mettre en perspective dans tous ses effets directs, indirects et collatéraux – qu’ils représentent des risques à circonscrire ou des opportunités à développer – est pour le moins imprudent. D’autant qu’en l’occurrence la rapidité et l’ampleur des évolutions encourues ne sauraient se contenter d’une analyse superficielle de la seule fonction d’utilité apparente du support numérique sur le support papier.

D’ores et déjà, la considération des champs d’application de la dématérialisation nous permet d’entrevoir, si elle devait se généraliser, la portée de cette pratique et les potentialités considérables qu’elle recèle.

Simple dans sa conception, la dématérialisation a pour but le fameux « bureau sans papier », traitant électroniquement tous les flux de données et de documents afférant au fonctionnement de l’entreprise, en interne (procédures métiers, notes techniques, documents comptables, documents managériaux, paie, etc.) comme en externe (partenariats fournisseurs, gestion contractuelle et suivi des garanties clients, traitement des documents fiscaux et des déclarations légales, etc.). On le voit, cela peut aller, à terme, jusqu’à un véritable management des connaissances, non sans rapport avec les problématiques les plus pointues du Knowledge Management.

Cette finalité supposerait, dans l’absolu, la numérisation de la totalité des documents et l’automatisation de leur traitement sur tout leur cycle de vie, de leur conception à leur destruction éventuelle, en passant par leur tri, leur classement, leur conservation, leurs modifications et évolutions, leur intégrité et leur sécurité, leur archivage et leurs modes de restitution adéquats. Ce qui impose à tous niveaux l’usage de techniques de numérisation : scanners, reconnaissance de documents, moteurs de recherche, terminaux d’exploitation connectés et sécurisés, etc. Dans la réalité que nous connaissons aujourd’hui, la dématérialisation n’est évidemment que partielle, touchants certains aspects seulement du circuit des informations ; ou certaines informations et pas d’autres.

Signalons encore qu’outre l’usage administratif et professionnel de la dématérialisation, tout un marché de l’usage privé se généralise : déclarations fiscales, banque en ligne, banques de documents personnels, etc…

L’avenir est-il donc au «tout numérique» ? Sans préjuger du temps que cela prendra, il semble évident que nous sommes irrémédiablement engagés sur ce chemin.

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