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Le collaboratif à toutes les sauces ?

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Il n'est plus un logiciel, une méthode d'organisation ou un espace de travail qui ne se revendique collaboratif. Les technologies numériques facilitent le partage et l'échange dans le monde entier à toute heure du jour et de la nuit. Les outils se multiplient et font de plus en plus d'adeptes. Mais le collaboratif n'est pas une panacée. Au-delà des outils, c'est le mode d'organisation de l'entreprise qui est remis en question.


Il faut col-la-bo-rer ! Ce mot d'ordre est répété à l'envi, de façon quasi incantatoire, par tous les consultants, managers, coachs et vendeurs de solutions. Au risque de vider ce mot – pourtant si important – de son sens et de son utilité. Oui, bien sûr, il faut collaborer. Pour l'entreprise, la collaboration si elle est vertueuse est synonyme de progrès, d'innovation, de meilleure concertation, de plus de cohésion et donc de performance.

Mais il ne suffit pas de répéter ce nouveau motto pour atteindre les objectifs espérés. En devenant un substantif, le collaboratif a pris une nouvelle ampleur. C'est désormais un sujet à n dimensions, qui toutes reposent sur les technologies numériques. Il n'a jamais été autant question d'intelligence collective, de processus collaboratif, d'open innovation, d'économie collaborative ou de partage de connaissances. Ces sujets sont maintenant sur le devant de la scène car ils sont facilités, provoqués ou créés par le numérique.

Faire collaborer ses… collaborateurs

La globalisation amène les entreprises multinationales à profiter des décalages horaires pour faire travailler leurs équipes en continu, en mode « follow the sun » comme disent certains. Il s'agit de constituer une équipe projet avec des membres implantés en Amérique, du Nord ou du Sud, en Asie-Pacifique et en Europe. Ces groupes de travail peuvent éventuellement être composés de la même façon avec un responsable de projet et des profils aux compétences plus ou moins identiques d'un continent à l'autre. Grâce à une plate-forme numérique qui héberge les outils logiciels et les documents nécessaires au projet, les groupes travaillent en 3 x 8, comme les ouvriers à l'usine. Ils reprennent le dossier là où le groupe précédent dans les fuseaux horaires l'a laissé. Une visioconférence régulière permet aux membres du groupe de se coordonner. Ce mode est pratiqué notamment par les équipementiers automobiles, les concepteurs de composants électroniques ou les services clients d'entreprises intervenant à l'échelle mondiale (compagnies aériennes, affréteurs maritimes, assurances…).

Les outils tels que la visioconférence, les salles de réunion collaboratives (équipées de moyens de communication et de partage de documents en ligne), les plates-formes de partage structuré et sécurisé de logiciels et de documents comme, par exemple, Box ou Dropbox, ou encore les Espaces numériques de travail (ENT) facilitent ces modes de collaboration. Ils affranchissent les employés de la distance et parfois même du temps puisqu'il est possible d'enregistrer un message vidéo synchronisé avec des documents, message que l'employé suivant trouvera dans sa boîte mail en démarrant sa journée. Typiquement le dossier d'un assuré blessé pendant un voyage aux antipodes pourra être géré et suivi par des opérateurs travaillant dans différents pays afin d'assurer un service 24/7.

L'agilité repose sur la collaboration

Engagées dans leur transformation numérique, nombre d'entreprises ont besoin d'être plus réactives. Il n'est plus question de concevoir un nouveau logiciel pendant des semaines, de le développer pendant des mois et de le tester jusqu'à plus soif avant de le déployer à grande échelle. La méthode des DevOps, alias développement agile, rapproche le développement des logiciels – le Dev – de leur exploitation – les Ops pour Operations. Dans cette approche, les équipes travaillent en parallèle, en itérations successives, plutôt qu'en séquentiel comme elles le faisaient auparavant. Là aussi, le maître-mot est le collaboratif. Un bout de logiciel est rapidement codé, déployé et affiné au fur et à mesure des retours ou des ajouts de nouvelles fonctionnalités. C'est ainsi que fonctionnent de nombreux sites de vente en ligne, par exemple, qui proposent régulièrement de nouvelles options aux cyber-consommateurs.

Collaborer au-delà du cadre de l'entreprise

Pour être plus créatives, les entreprises cherchent à être plus innovantes. Conscientes qu'elles ne peuvent pas tout inventer toutes seules, elles s'ouvrent à leur écosystème. Elles proposent à leurs partenaires académiques ou industriels, sous-traitants, fournisseurs voire clients. De participer à leur processus de Recherche & Développement. On parle d'open innovation. Le processus repose sur la collaboration entre des acteurs peu habitués à travailler ensemble comme, par exemple, un chercheur, un logisticien et un groupe d'utilisateurs. Là encore, des outils numériques accompagnent le processus d'expression des besoins, de réflexion et d'élaboration d'un nouveau produit ou service.

Plus savants à plusieurs

Enfin, la multiplication des think tank, des groupes de réflexion ou des réseaux sociaux thématiques témoigne de l'engouement pour l'intelligence collective et le partage de connaissances. D'autres indices montrent la progression du collaboratif dans le monde du travail. Les espaces de coworking se multiplient et accueillent des coworkers toujours plus nombreux. La startup WeWork arrive en France et ouvre deux nouveaux espaces de coworking à Paris.

La médaille du collaboratif a toutefois un revers. Ce mode de travail présente plusieurs risques plus ou moins importants. D'abord, il peut démotiver un employé en le dépossédant de la responsabilité d'un dossier ou d'un projet, celle-ci étant répartie entre plusieurs intervenants. Ensuite, le recours à des plates-formes numériques de partage de données augmente sensiblement les risques de fuites de données, de vol de propriété intellectuelle ou d'identité de collaborateurs, ou encore de cyber-attaque. Enfin, la dématérialisation de tous les processus, si elle facilite le télétravail, entraîne aussi la dématérialisation de la relation aux autres et à l'entreprise. Ce que tous les collaborateurs ne gèrent pas de la même façon.

Et c'est là le paradoxe du collaboratif : il risque d'isoler les collaborateurs dans une solitude numérique que les plus fragiles supporteront mal. D'aucuns parlent déjà d' « ubérisation » du travail. Connecté à des plates-formes digitales, qui sont hébergées dans le Cloud quelque part dans le monde, le collaborateur y trouve les dossiers et les documents qui lui permettent d'accomplir les tâches qui lui ont été confiées, mais sans plus d'interactions quotidiennes avec ses voisins de bureau, plus de machine à café autour de laquelle échanger les dernières infos, plus de détour par le bureau d'un collègue avec qui échanger sur un problème à résoudre…

Certains prônent l'intelligence collective comme nouvelle valeur fondatrice de l'entreprise. Reste à savoir comment mettre en œuvre les outils collaboratifs pour en tirer le meilleur et en éviter le pire. La course à la productivité et à la performance est toujours aussi potentiellement nocive dans le monde numérique qu'elle l'est dans le monde réel. Il ne s'agit pas seulement de déployer une solution de partage de dossiers au sein de l'entreprise pour que les vertus du collaboratif s'expriment pleinement. Il faut accompagner ce changement fondamental d'approche et d'organisation du travail pour qu'il devienne vertueux. C'est peut-être ce qui donne une longueur d'avance aux start-up dont on moque les baby-foot et autre canapés colorés. Ces éléments font qu'il est peut-être plus agréable de travailler pour une jeune pousse, en y passant du temps selon ses besoins d'échange et de partage, que de rejoindre une grande entreprise encore structurée selon une hiérarchie figée où l'autorité est plus importante que la créativité !

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Sophy Caulier est journaliste indépendante.

Elle écrit sur le numérique en général, mais aussi sur l'innovation, l'...

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Sophy Caulier

Sophy Caulier est journaliste indépendante. Elle écrit sur le numérique en général, mais aussi sur...

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