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La gestion de l'absentéisme

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Nous vivons donc officiellement notre première semaine de printemps. Bien entendu, il peut s'avérer difficile de rester concentré sur son travail lorsque l'on préférerait profiter des premiers beaux jours. Les entreprises peuvent également rencontrer des défis professionnels, liés aux absences, prévues ou non, de ceux décidant de profiter du beau temps et des prochaines températures plus élevées.

Avec une communication, des outils et des processus appropriés, de nombreuses sociétés s'aperçoivent qu'elles peuvent identifier et traiter les causes profondes des absences non planifiées, réagir à l'absentéisme de façon plus opportune, et prendre de meilleures décisions afin d'assurer la continuité des affaires et le contrôle des coûts inutiles.

Il est important de prendre en compte l'impact des absences et d'établir des stratégies faisant d'elles des priorités de l’entreprise. Les absences influent sur les coûts de la masse salariale, les heures supplémentaires, la productivité et la satisfaction des collaborateurs. Par exemple, selon le rapport Total Financial Impact of Employee Absences :

  • Environ 80 % des sociétés utilisent des heures supplémentaires afin de remédier à certaines absences. Le coût total de ces heures supplémentaires représente 2 % de la masse salariale.
  • La perte de productivité moyenne causée par le remplacement de salariés, un coût indirect des absences, et de 31,1 %.
  • Les managers consacrent en moyenne 4,2 heures par semaine (un dixième de leur semaine de travail) à gérer des absences. Cela représente 210 heures par an et par manager.

Si l'absentéisme est un défi pour votre entreprise, voici trois solutions pour vous aider à le gérer :

Établissez des programmes qui encouragent la présence.

Envisagez de créer des horaires plus souples prenant en compte les préférences des salariés, leur permettant de respecter leurs engagements personnels sans sacrifier la productivité. Demandez l’avis des collaborateurs pour mieux comprendre les attentes et communiquez clairement les règles concernant la flexibilité des horaires, cela facilitera la mise en pratique de ces programmes.

Selon le Working Mother Research Institute aux États-Unis, toutes les entreprises figurant sur leur liste des Meilleures Entreprises pour les Travailleurs Horaires – incluant Best Buy®, Marriott®, Mercy Health System® et GM®, parmi d'autres grandes entreprises – proposent la flexibilité horaire à certains de leurs salariés, et 68 % des collaborateurs concernés en profitent. De fait, en adoptant le travail flexible, de nombreux employeurs constatent qu'ils stimulent la productivité des salariés et attirent les meilleurs talents.

Envisagez l'utilisation des appareils mobiles.

L'utilisation d'appareils mobiles pour enregistrer les données horaires permet aux salariés de communiquer des événements imprévus, comme la maladie d'un enfant ou une urgence familiale, d'une manière plus pratique et opportune. Par rapport à un processus de notification manuelle plus laborieux, cela peut aider à soulager le stress du collaborateur et permettre aux managers de trouver des remplacements appropriés de façon plus efficace.

Ces solutions mobiles permettent des ajustements continus, même lorsque les managers et les salariés sont hors site. La disponibilité d'un horaire de travail peut être diffusée rapidement via SMS, e-mail ou téléphone. Vous pouvez même gérer les destinataires prioritaires selon des critères spécifiques, afin de permettre aux salariés qualifiés disponibles de se porter volontaires et de choisir des heures supplémentaires s'ils le souhaitent. De cette façon, les informations liées à une absence planifiée peuvent être traitées en temps réel, grâce à une communication efficace à travers l'organisation.

Conservez des registres précis.

Organiser et maintenir des registres précis concernant la gestion des temps et activités peut aider les sociétés à prévoir les pics d'absentéisme. Divers outils de production de rapports analysant ces données peuvent aider les managers à identifier des problèmes spécifiques pour tout directeur ou équipe faisant face à des périodes d'absentéisme non planifiées.

Les sociétés ainsi informées peuvent alors traiter les causes sous-jacentes, telles que la productivité et la satisfaction des collaborateurs, ou se préparer à des événements cycliques potentiels. Les sociétés exploitant ces informations en automatisant la gestion des congés et des absences comptent 33 % d'heures supplémentaires imprévues en moins, et atteignent une réduction de la masse salariale de 19 % en réduisant les heures supplémentaires.*

En conclusion : une société peut tirer de nombreux bénéfices en impliquant ses employés dans le processus, tout en fournissant aux managers un meilleur aperçu et un meilleur contrôle des absences.

Quelle a été votre expérience ? Avez-vous des conseils à partager concernant la gestion de l'absentéisme ?


* Sources : Aberdeen Group,  “Productivity: Managing and Measuring a Workforce,” janvier 2015 ; Aberdeen Group, “Améliorer la productivité et réduire les coûts de la masse salariale grâce à l'automatisation de la gestion des absences”, décembre 2012.

 

 

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David Imbrogno est Président du segment National Account (Grandes entreprises) chez ADP.

Après des études à l’Université...

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Dave Imbrogno

David Imbrogno est Président du segment National Account (Grandes entreprises) chez ADP. Après des...

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