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Pour des projets SIRH qui gagnent !

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Je prépare mon projet RH-SIRH

Ce sujet peut sembler « scolaire », pourtant de nombreux projets sont mis à mal dans leur exécution, faute d’une préparation suffisante. La préparation « maillon faible » du projet se traduit communément par la livraison d’un service incomplet, un allongement des délais et des dépassements budgétaires. Alors, on a tout à gagner à soigner cette phase amont. Voyons quelques bons conseils faciles à respecter !

Je conçois et je partage mon projet

Avoir les idées claires sur ce que va apporter le projet à terminaison est essentiel. Cette ambition peut se décliner sur 3 plans :

  • Organisation
  • Processus
  • Outils

Cet exercice permet de caractériser la nature et la force des enjeux. Il sert de base de travail avec les autres acteurs du métier RH. Ce premier partage étoffe la liste des avantages attendus et fait apparaître les éventuelles autres façons d’apprécier les choses et leur degré d’urgence. Du même coup, il amorce une opinion métier qui peut s’ouvrir aux acteurs MOA et MOE de la DSI. L’étude d’opportunité est commencée avec son « Expression de besoin ». Dans ce volet sont notamment décrits les objectifs, les risques à ne pas faire et les impacts prévisibles.

Je prépare, tu prépares, il prépare, nous préparons… une communauté se crée.

Dès le début, les parties prenantes de l’éventuel projet sont mobilisées et les premiers lièvres sont soulevés.

Une préconisation d’outil(s) est affichée.

Le projet est pertinent, place à l’étude préalable

Cette phase se consacre en particulier :

  • à l’analyse de l’existant
  • aux spécifications cibles ou à une liste d’exigences
  • au chiffrage du projet
  • le cas échéant, à une étape de POC (proof on concept), c’est-à-dire une expérimentation sur prototype(s), permettant de comparer différentes solutions informatiques

Elle donne lieu à un document qui recense les objectifs et les résultats de chacune des activités.

Si besoin, s’ajoute la définition d’une stratégie de tests adaptée.

Toutes ces informations sont indispensables mais je voudrais insister sur la stratégie de conduite du changement. Etouffée par les autres chantiers chronophages, victime de la mésestimation des impacts ou encore représentée par des personnes éloignées du sujet, la conduite du changement est trop souvent oubliée ou réduite à sa plus simple expression.

Pourtant, vaincre la résistance au changement n’est pas une mince affaire !

La communication, la formation et l’assistance requièrent la plus grande attention pour apporter leurs bénéfices. Elles sont une composante du succès recherché et justifient d’être correctement  dimensionnées et planifiées.

Faire face à la tuile

L’étude d’opportunité était prometteuse et l’étude préalable était de toute beauté :

  • Le dispositif de pilotage du projet
  • Le modèle économique : internalisation / coproduction / externalisation complète
  • La cible
  • La trajectoire
  • Les benchmarks
  • Le calcul du ROI (Retour sur investissement)
  • La contribution des acteurs de la sécurité informatique groupe, du juridique, des achats, de conduite du changement

Le projet démarre sous les meilleurs auspices avec une vision globale, un cadencement, de la motivation et une bonne communication.

Patatras !

Une tuile, des tuiles : budgets ré arbitrés, échéances légales contraignantes, conflits avec autres projets, changement de sponsors ou d’acteurs importants, défaillance d’un tiers, revirement sur le principe d’externalisation… ce ne sont pas les surprises qui manquent au début ou en cours de projet.

Sur le SIRH, on constate régulièrement des changements de processus en cours de route, des harmonisations de règles plus longues ou plus difficiles, des produits standard à qui on tord le cou, des chantiers repoussés tout au long du temps qui passe, par exemple la reprise des données, la qualité des données, les interfaces, le besoin en reporting, les habilitations, l’accès aux données de production, une technicité plus forte qui nécessite un recours plus important à l’éditeur/intégrateur, une contractualisation mal ficelée, une démarche qualité abandonnée à la première aire d’autoroute…

Plus le projet est long, plus il est exposé.

Encore une fois, le changement doit être accompagné. Il s’agit de conserver un bon état d’esprit chez les personnes embarquées, qu’elles soient internes ou prestataires. L’implication individuelle passe par la conscience d’un résultat atteignable. Se donner du mal oui, mais sur un projet qui réussira. C’est une promesse qu’il faut préserver.

Les écueils, les avaries sont à expliquer, les mesures correctives et l’ajustement éventuel des objectifs ont à être réalistes et convaincants : question de confiance.

En ce sens, la décision politique qui est perçue comme arbitraire et sans adaptation du dispositif projet amène à une déresponsabilisation des équipes, avec un effet négatif sur leur engagement.

Je continue la préparation durant le projet

J’ai la chance de vivre un projet sans histoire et mon travail de préparation se poursuit. Il se combine avec la phase de mise en œuvre. Au fil de l’eau, des sous projets ou des projets dépendants se déclenchent et nécessitent leurs propres travaux préparatoires.

Garder un temps d’avance sur les événements signifie prévoir la bande passante pour aborder sereinement des échéances. Je pense par exemple aux tests de charges, aux tests de sécurité, au plan de bascule…

Me faire aider, une bonne idée

L’expertise et un renfort de moyens de spécialistes faciliteront la réussite de mon projet.

Je pourrais aussi soulager mes équipes en confiant une partie des opérations sur le système à remplacer ou sur d’autres tâches courantes.

L’avis de Machiavel - Philosophe (1469 - 1527)

L'habituel défaut de l'homme est de ne pas prévoir l'orage par beau temps.

Auteur

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Sales Manager - Conseil RH & SIRH chez GFI

Christophe a une expérience SIRH de Business Manager et de missions d’expertise.

Il...

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Christophe Lelouvier

Sales Manager - Conseil RH & SIRH chez GFI Christophe a une expérience SIRH de Business Manager...

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Par Christophe Lelouvier, le 02/03/2017