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Le plus beau projet SIRH ?

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Construire ou acheter un Portail RH

De tous les projets SIRH, le Portail RH est sûrement celui qui ouvre le plus de liberté.

Ni imposé par un changement légal ni rattaché à une campagne ou à des travaux cycliques, il faut l’imaginer.

Son contenu, son ergonomie et le planning du projet seront choisis pour créer un outil dynamique et durable.

C’est en responsabilité totale que la Fonction Ressources Humaines déploie un condensé de son expertise métier à l’attention des acteurs de l’organisation. Plus fort encore, elle s’invite dans le digital et dans les usages business.

Utilisation d’un package standard ou création à partir de la page blanche, le Portail RH s’enrichit  de modules tels : droit social et droit du travail, formation en ligne, thermomètre sur le climat social, solution de gestion du recrutement  et offres d’emplois.

Bouquet de services

L’objectif est de donner aux collaborateurs un point unique d’accès :

  • aux informations RH contextualisées (news, indicateurs, alertes)
  • aux applicatifs SIRH de l’entreprise (la gestion des congés, mobilité, formation, évaluations)
  • à des documentations RH (procédures, accords d'entreprise, etc.)
  • et aussi à un lieu d’échange (forum, blog, communauté, espaces de travail, foire aux questions)

Grâce aux services en ligne :

  • Je peux effectuer une demande d’acompte, d’attestation, de modification de mon contrat de frais de santé, de modification de mon temps de travail…
  • Je recherche une explication sur mon bulletin de paie, sur l’épargne salariale, mon temps de travail, un prêt immobilier ou à la consommation, mes frais de santé, ma retraite…
  • J’informe mon employeur d’un changement d’adresse, de coordonnées bancaires, de centre de sécurité sociale, d’évènements familiaux, des personnes à prévenir en cas d’urgence…

Un espace dédié aux gestionnaires permet le traitement des demandes : répartition entre gestionnaires, priorisation, suivi…

Par ailleurs, la signature électronique devient une fonctionnalité très appréciée. Elle améliore les capacités de dématérialisation des documents.

Retour sur investissement

Des services instantanés « RH à la demande » en échange d’une contribution qui allège le travail administratif : une vraie opération « gagnant-gagnant ». Les gains de productivité procurés à la Fonction RH ouvrent ou accompagnent de nouvelles organisations du travail, comme c’est le cas des Centres de Services Partagés, des programmes de dématérialisation des documents et des dossiers salariés.

Le prérequis est de créer l’adhésion/adoption des futurs utilisateurs. Il s’agit de proposer des services adaptés pour que l’utilisation du Portail RH soit la meilleure et que progressivement chaque collaborateur ressente une proximité de la Fonction RH, sans forcément solliciter des gestionnaires de chair et d’os.

L’image de modernité dégagée par l’entreprise  aux yeux des collaborateurs, gage de fidélisation et d’engagement.

Défis et points clés de succès

Pour être adopté par chacun des collaborateurs, le Portail RH doit être disponible sur smartphone, tablette et PC.

Intuitifs et simples, les services et les informations sont individualisés par profil. Ainsi chacun dispose d’un Portail RH sur lequel les informations poussées sont ciblées.

Les critères de profilage peuvent être les suivants :

  • L’organisation : pôle / entité juridique / pays
  • Le rôle managérial : dirigeant (selon différents cercles), manager, collaborateur
  • Le rôle RH : Fonction RH ou non

Autres points sensibles qui sont à devancer :

  • Indicateurs : lesquels afficher ? les expliquer…
  • Base documentaire : la réécriture de documents simples de compréhension prend du temps
  • Communication : les actualités publiées sont à renouveler régulièrement pour maintenir l’intérêt de l’utilisateur
  • Implication de la Fonction Marketing communication, dès le cadrage du projet
  • Plan d’évolution : on adopte une politique de version logiciel. Prévoir le remplacement d’un simple lien par des fonctionnalités intégrées, planifier de nouveaux services comme l’épargne salariale…
  • Gestion de projet, animation, coordination et conduite du changement font bien entendu partie du programme

La singularité de ce projet : l’obligation de raisonner en fournisseur et en usager de services RH.

Auteur

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Sales Manager - Conseil RH & SIRH chez GFI

Christophe a une expérience SIRH de Business Manager et de missions d’expertise.

Il...

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Christophe Lelouvier

Sales Manager - Conseil RH & SIRH chez GFI Christophe a une expérience SIRH de Business Manager...

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